Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar



    Undangan rapat merupakan hal yang masih banyak dijumpai di era yang serba maju saat ini. Penggunaan surat undangan ini sebagai bukti keformalan dari adanya rapat dan bahkan menjadi suatu keharusan dalam urusan tertentu.

    Surat undangan rapat harus dibuat dengan baik dan benar, jangan asal mengundang! Nantinya, akan berpengaruh pada instansi ataupun pihak terkait yang diwakili.

    Jangan khawatir! Pada artikel kali ini akan diberikan referensi dan contoh surat undangan rapat untuk berbagai keperluan resmi maupun tidak resmi.

Apa itu surat undangan rapat?

    Sebelum pada contohnya, alangkah lebih baik kita mengenal lebih dulu definisinya. Surat undangan adalah dokumen tertulis yang ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan mengundang atau mengajak pihak tersebut untuk sutu keperluan.

    Ada banyak sekali fungsi dari surat ini, salah satunya adalah surat undangan rapat. Surat ini ditujukan untuk keperluan rapat baik intern maupun ekstern instansi terkait. 

Menganalisis isi dan struktur surat undangan rapat

    Untuk bagian struktur ini, dibagi menjadi dua bagian, yaitu untuk rapat resmi dan rapat tidak resmi.
Memang ada rapat tidak resmi? ya ada dong, misal rapat kelas, rapat tugas kelompok, rapat pemilihan ketua kelas, dll.

Bagian-bagian surat undangan rapat resmi

  • Kop surat -> kepala surat, asal instansi dengan contact-nya
  • Date -> tanggal pembuatan surat
  • Nomor surat -> kode surat yang sesuai dengan intansi dan tujuan
  • Perihal -> maksud dan tujuan surat
  • Pihak tertuju dan alamat -> nama lengkap, alamat, asal instansi.
  • Pembuka -> sapaan pembuka, misal dengan hormat.
  • Isi -> informasi utama surat, waktu tempat dan keterangan rapat.
  • Penutup -> sapaan penutup dan harapan hadir dalam rapat.
  • Lampiran -> dokumen lain yang dilampirkan berkaitan dengan rapat.
  • Pengirim -> nama, jabatan, ttd, stempel, dsb.

Bagian-bagian surat undangan rapat tidak resmi

  • Date -> tanggal pembuatan surat
  • Pihak tertuju -> nama, alamat
  • Pembuka -> salam pembuka
  • Isi -> informasi tentang rapat, waktu, tempat, dll
  • Penutup -> salam penutup dan harapan hadir dalam rapat.
  • Pengirim -> nama, dan posisi

Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan Internal


PT. MAJU MUNDUR
Advertising and Marketing Industry
Jalan Maju No. 07, Surabaya 12345
Telp : 0982719, email : [email protected]
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
                                                                                    Surabaya, 1 Januari 2020

No    : 02.005/MM/I/2020
Lampiran    : -
Hal     : Undangan rapat

Kepada
Bapak Rama Setiadi
SEO Analis PT. Maju Mundur
Di
Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya rapat tahunan perusahaan, maka bersama dengan surat ini kami mengundangan seluruh jajaran PT. Maju Mundur untuk hadir dalam rapat tahunan yang akan dilaksanakan pada :

  Hari/Tanggal : Rabu, 3 Januari 2020
Waktu : 09.00 – 12.00
Tempat         : Ruang rapat PT. Maju Mundur
Topik Rapat : Evaluasi akhir tahun dan perencanaan awal tahun

Demikian undangan ini disampaikan, mengingat pentingnya acara tersebut maka dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Manajer SDM
      PT. Maju Mundur

Ahmad Syarif


Gambar Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan Eksternal


PT. ELEKTRONIKA MANDIRI
Penyedia Jasa Internet dan Jaringan
Jalan Mandiri No. 09, Kediri 12987
Telp : 987056, email : [email protected]
---------------------------------------------------------------------------------------------
                                                                                                Kediri, 15 April 2020

No     : 02.003/EM/IV/2020
Lampiran    : -
Hal     : Undangan rapat

Kepada
Bapak/Ibu ....
Di
     Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan PT. Elektronika Mandiri yang akan mengadakan rapat aspirasi bulanan, maka bersama dengan surat ini kami mengundangan bapak/ibu client untuk dapat hadir dalam rapat aspirasi bulanan yang akan dilaksanakan pada :

  Hari/Tanggal : Sabtu, 17 April 2020
Waktu : 09.00 – 12.00
Tempat         : Balai Pertemuan Warga Desa Maju
          Jalan Mauni, no. 19, Desa Maju, Kec. Ngasem, Kab. Kediri
Topik Rapat : Aspirasi client dan solusi bersama

Demikian undangan ini disampaikan, dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Mengetahui,
     Manajer SDM Direktur
PT. Elektronika Mandiri PT. Elektronika Mandiri

      Siti Aisyah                    Ahmad Syafii

Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah


PEMERINTAH KABUPATEN JAGUNG
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 17 PADI
Alamat : Jl. Tomat, No. 01, Padi – Jagung 12345 
Telp : 990989, email : [email protected]
----------------------------------------------------------------------
                                                                                    Padi, 15 Februari 2020

No     : 02.003/SMA17/Disdik/II/2020
Lampiran    : -
Hal     : Undangan rapat

Kepada
Bapak/Ibu Dewan Pengajar
SMA Negeri 17 Padi
Di
Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan akan kenaikan kelas X dan XI SMAN 17 Padi, maka bersama dengan surat ini kami mengundangan bapak/ibu dewan pengajar untuk dapat hadir dalam rapat pleno kenaikan kelas X dan XI yang akan dilaksanakan pada :

  Hari/Tanggal : Sabtu, 17 Februari 2020
Waktu : 08.00 – 12.00
Tempat         : Aula SMAN 17 Padi
Topik Rapat : Kenaikan kelas X dan XI 

Demikian undangan ini disampaikan, dimohon kehadiran bapak/ibu tepat pada waktunya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

              Kepala Sekolah
            Drs. Romadhon S.Si.,M.Pd
      NIP.1092089371837183


Gambar Surat Undangan Rapat Sekolah

Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar


Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi Osis


ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA NEGERI 19 AIR
Alamat : Jl. Kaki, No. 18, Air – Api 62888
Telp : 09879678, email : [email protected]
---------------------------------------------------------------------
                                                                                     Air, 21 maret 2020

No     : 02.07/OSIS/SMA19/III/2020
Lampiran    : -
Hal     : Undangan rapat

Kepada
Bapak/Ibu Dewan Pengajar
SMA Negeri 19 Air
Di tempat

Dengan hormat,
Sehubungan akan acara diesnatalis SMAN 19 Air ke-71, maka bersama dengan surat ini kami mengundangan bapak/ibu dewan pengajar untuk dapat hadir dalam rapat diesnatalis SMAN 19 Air ke-71 yang akan dilaksanakan pada :
  Hari/Tanggal : Jumat, 25 Maret 2020
Waktu : 08.00 – 12.00
Tempat : Aula SMAN 19 Air
Topik Rapat : diesnatalis SMAN 19 Air ke-71 
Demikian undangan ini disampaikan, dimohon kehadiran bapak/ibu tepat pada waktunya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

         Hormat kami,
  Ketua Osis        Ketua Pelaksana
Ronald Rahmi  Albert Swansea
NIS. 7812688    NIS.7812781

                                          Mengetahui
Wakasek Bidang Kesiswaan         Pembina Osis

        Dra. Puji, M.Pd      Slamet, S.Pd.,M.Pd
          NIP.098761     NIP. 087651

                                         Menyetujui
                                       Kepala Sekolah

                                   Drs. Ahmad Saleh, M.Pd
                                         NIP.8760981


Gambar surat undangan organisasi

Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar
Berbagai Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

Contoh Surat Undangan Rapat RT


PENGURUS RT 19 RW 90
DUSUN RINGIN DESA RINGAN
-----------------------------------------------
                                                                            Ringin, 2 Agustus 2020

No     : 19/RT 19 RW 90/VIII/2020
Lampiran    : -
Hal     : Undangan rapat

Kepada
Bapak .... 
Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan akan diadakannya acara agustusan, maka bersama dengan surat ini kami mengundangan bapak untuk dapat hadir dalam rapat agenda agustusan yang akan dilaksanakan pada :

  Hari/Tanggal : Sabtu, 7 Agustus 2020
Waktu : 08.00 – 12.00
Tempat         : Rumah Bapak Ahmad
Topik Rapat : Agenda agustusan

Demikian undangan ini disampaikan, dimohon kehadiran bapak tepat pada waktunya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Ketua RT 19                     Sekertaris
   Yusuf                       Mamad

Kesimpulan dan Penutup

    Surat undangan rapat bukanlah hal yang sulit untuk dibuat. Asalkan, paham dan tahu betul maksud dan tujuan rapat. Bagian-bagian nya pun bisa dikembangkan sesuai kreativitasmasing-masing, asal tetap formal dan sopan.

    Demikian, artikel don-english mengenai contoh surat undangan rapat
 






 




 





 





LihatTutupKomentar